Febritsm

MEMBUAT LEMBAR KERJA

3.1. Pendahuluan

Latihan adalah salah satu bentuk awal pepersiapan untuk dapat mengikuti seluruh latihan yang dikemas dalam artikel ini. Berusahalah untuk mengerti dan memahami latihan dasar ini. Jika Anda gagal memahami latihan ini, akan semakin sulit untuk mengikuti latihan-latihannya.

3.2. Latihan Membuat Lembar Kerja

Lembar kerja sederhana yang akan kita buat bentuknya adalah sebagai berikut.

Daftar Nama Mahasiswa Baru

Tahun Akademik 2011/2012

Tabel 1:

Langkah yang harus Anda lakukan adalah sebagai berikut:

[1] Jalankan Microsoft Excel.

[2] Pilihlah Sheet1 sebagai lembar kerja aktif.

[3] Ketikkan kata Tabel 1 pada sel A1

[4] Padas el B1 ketikkan kalimat Daftar Nama Mahasiswa Baru.

[5] Padas Sel B2 ketikkan kalimat Tahun Akademik 2011/2012.

[6] Padas el A4, B4, C4, dan D4  berturut-turut ketikkan kata NO., NAMA, NIM, dan NILAI.

Untuk sel-sel yang lain sesuaikan dengan bentuk tabel yang diinginkan (lokasinyatepat berada di sel yang bertuliskan NO., NAMA, NIM, dan NILAI).

Untuk melebarkan kolom, letakkan penunjuk mouse ke posisi batas kanan nama kolom.

 

Pada saat kursor di sisi kanan nama suatu kolom, lakukan klik dan drag ke kanan, maka secara perlahan-lahan lebar kolom akan bertambah sesuai dengan pergerakan mouse.

Setelah ikon pembentuk border atau bingkai tampil di kelompok Formatting seperti di atas, Anda sudah siap untuk membuat bingkai atau border pada table yang diinginkan. Adapun langkah-langkah yang harus Anda lakukan untuk membuat bingkai atau border adalah sebagai berikut:

[1]  Arahkan pointer ke alamat sel A4. Kemudia gerakkan pointer mouse sehingga sel A4 diblok sampai sampai dengan sel D7. Lalu klik salah satu ikon Borders yang sesuai. Hasilnya dapat terlihat seperti gambar 3-3. Lembar kerja table berikut ini.

Gambar 3-3.Lembar Kerja Yang Sudah di Bingkai atau Borders

[2] Kemudian untuk membuat boerder atau garis A4:A7, B4:B7, C4:C7, dan D4:D7 lakukan dengan cara yang sama. Sehingga tabel Anda akan terlihat seperti Gambar 3-4

Gambar 3-4.Lembar Kerja Yang Sudah Lengkap

3.3. Menyimpan Lembar Kerja

Lembar kerja yang sudah selesai dibuat harus disimpandi dalam media penyimpanan data seperti flashdisk atau harddisk di komputer Anda. Tujuan nya tentu saja agar suatu saat dapat diperbaiki dan digunakan kembali. Adapun cara atau langkah untuk menyimpan lembar kerja adalah sebagai berikut:

[1] Klik menu File.

[2] Klik Save As, setelah itu segera tampil kotak dialog segera tampil kotak dialog Save As.  Ketikkan nama lembar kerja Anda di kolom File Name, misalnya TABEL2.

[3] Klik tombol Save. Untuk latihan ini Anda bisa menyimpan lembar kerja tersebut di folder Document atau ke dalam floppy disk (flashdisk) Anda.

Gambar 3-5.Kotak Dialog Save As

[4] Kadang-kadang kita ingin menyimpan lembar kerja tersebut dalm format lainnya.Maka sebelum menekan tombol Save di kotak dialog Save As, klik tombol dropdown Save As type, kemudian pilih salah satu tipe file sesuai keinginan anda, misalnya Web Page. Lalu klik tombol Save.

3.4. Menutup dan Membuka Kembali File Lembar Kerja

Untuk menutup lembar kerja dapat di lakukan dengan berbagai cara, antara laindengan menekan tombol X (Close). Tombol ini digunakan untuk menutup lembar aktif dan bisa juga untuk mengakhiri Microsoft Excel. Namun hati-hati dalam menekan tombol ini. Jika menggunakan tombol ini sebaiknya lembar kerja disimpan terlebih dahulu.

Ketika suatu lembar kerja kita tutup sementara perubahan terakhir belum disimpan, maka Excel akan menawarkan proses penyimpanan dengan memunculkan kotak dialog seperti Gambar 3-6. Berikut ini.

Gambar 3-6.Apakah Perubahan Akan Disimpan

Keterangan:

3.4.1. Membuka Lembar Kerja

Lembar kerja atau spreadsheet yang dibuat sebelumnya dapat dibuka dan digunakan kembali. Adapun cara yang harus Anda lakukan untuk membuka lembar kerja adalah sebagai berikut:

[1] Klik menu File.

[2] Klik Open. Setelah itu segera tampil kotak dialog Open seperti Gambar 3-7. Di bawah.

[3] untuk membuka sebuah file , Anda harus mengetahui dengan pasti lokasi file lembar kerja yang pernah Anda simpan. Jika tidak tahu lokasi nya, Anda akan sedikit kesulitan mencarinya. Setelah nama file diketahui, misalnya TABEL2 lalu klik tombol Open.

Perlu diketahui, dengan Microsoft Excel kita bisa mebuka dan bekerja dengan beberapa lembar kerja sekaligus. Dalam hal ini kita bisa membuka beberapa file dan bisa juga membuka beberapa sheet. Untuk mengetahui file lembar kerja aktif bukalah menu View, kemudian Anda klik ikon Arrange Icon, Freeze Panes. Atau Anda bisa juga menggunakan pilihan Split, Hide atau  Unhide untuk menyembunyikan lembar kerja atau sebaliknya.

Gambar 3-7.Kotak Dialog Open

3.4.2. Mencetak Lembar Kerja

Ada beberapa persyaratan untuk mencetak lembar kerja ke printer. Pertama Anda harus memiliki printer, dan printer  tersebut sudah terhubung ke computer Anda. Pastikanjuga bahwa printer  yang Anda gunakan sudah terinstalasidi computer Anda. Dan jangan lupa pada saat mencetak, printer telah siap(online) dan kertasnya sudah tersedia.

Adapun langkah-langkah yang harus Anda lakukan untuk mencetak lembar kerja ke printer adalah sebagai berikut:

[1] Klik menu File.

[2] Klik Print. Tampilkan Preview beradadi sebelah kanan layar computer Anda. Selanjutnya apabila sudah merasa cukup dan sesuai keinginan Anda, lembar kerja tersebut dicetak setelah itu klik tombol Print.

Atau jika sebelumnya Anda sudah menampilkan di layar Printer Preview, langkah-langkah yang harus Anda lakukan adlah sebagai berikut:

[1] Klik menu File.

[2] Klik Print atau tekan ikon Print. Setelah itu segera tampil kotak dialog Print.

Keterangan:

3.4.3.Keluar dari Lembar Kerja dan Mengakhiri Microsoft Excel

Untuk keluar dari lembar kerja, Anda bisa menggunakan perintah Close dari menu File. Sedangkan untuk mengakhiri Microsoft Excel dan kembali ke desktop setelah Anda menyimpan lembar kerja, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

[1] Klik menu File.

[2] Klik Exit.

Atau bisa juga dengan menekan tombol Close (X) di sudut bagian atas Microsoft Excel Anda. Setelah proses tersebut dilaksanakan Anda akan kembali ke desktop Microsoft Windows.

SEL DAN RANGE

2.1.Pendahuluan

Sel dan Range serta program aplikasi spreadsheet merupakan daerah kerja dari Microsoft Excel . Tanpa mengetahui daerah kerja mustahil pekerjaan Anda bisa dikelola dengan baik dan benar. Untuk itu jika Anda ingin mengusai lembar kerja maka pemahaman mengenai sel dan range sangat diperlukan.

Dalam menangani lembar kerja, penulis slalu memberik nama sel dan  range untuk memudahkan pekerjaan tertentu. Dengan memberikan nama ini memudahkan penulis untuk menangani suatu lembar kerja terutama jika sel dan  range digunakan sebagai acuan untuk proses selanjutnya dan digunakan secara terus menerus (berkelanjutan).

2.2.Memberi Nama Sel

Pemberian nama pada sebuah sel sangat penting dan perlu untuk memudahkan pekerjaan Anda. Sebelum Anda mulai menangani suatu sel dan range dalam lembar kerja, Terlebih dahulu Anda harus mempersiapkan lembar kerjanya. Untuk itu buka kembali lembar Anda.

Prosedur yang harus Anda lakukan adalah sebagai berikut:

[1] Pastikan Anda sudah berada di jendela  Microsoft Excel. Atau jika Anda belum memilikin lembar kerja,buat lah lembar kerja terlebih dahulu.  

     [2]  Klik salah satu sel yang akan diberi nama, misalnya BANYAKNYA.

Gambar 2-1. Lembar Kerja yang Sedang Ditangani.

[3] Klik kanan tepat diatas sel yang akan diberi nama tersebut, lalu klikn Name a Range. Setelah itu Excel  menampilkan kotak New Name seperti terlihat pada gambar 2-2. Diatas.

[4] Ketikkan nama sel di kotak Names in workbook, misalnya BANYAKNYA.

[5] Klik OK untuk menutup kotak dialog tersebut.

Dengan cara atau langkah yang telah dijelaskan diatas, Anda tidak akan mengalami kesulitan dalam meberikan nama suatu sel pada sebuah lembar kerja.

2.3.Memberikan Nama Range

Untuk memberikan nama pada sebuah range prosedur hampir sama seperti pemberian nama pada sebuah sel. Untuk lebih jelasnya berikut ini adalah prosedur yang harus Anda lakukan untuk meberi nama pada range :

[1] Pilih range sel yang akan diberi nama, misalnya E15.

[2]  Klik kanan tepat diatas sel yang akan diberi nama tersebut, lalu klik Name a Range.  Setelah itu Exce akan menampilkan kotak New Name.

[3] Ketikkan nama range , misalnya HARGA.

[4] Klik OK untuk menutup kotak dialog.

Dengan beberapa langkah saja  Anda sudah mengenal prosedur atau cara dalam pemberian nama sel dan range  pada suatu lembar kerja.

2.4.Menggunakan Nama Sel

Setelah mengetahui prosedur pemberian nma pada sebuah sel, Anda dapat menggunakan sel tersebut sebagai sel atau range acuan. Seperti yang telah dijelaskan bahwa dengan pemberian nama sel pekerjaan yang sedang dikerjakan akan lebih mudah dan cepat.

Contoh pemakaian range yang telah diberi nama:

[1] Tempatkan pinter di salah satu sel kosong, misalnya sel G15.

[2]  Ketikkan di sel tersebut nama  range yang akan Anda masukkan, misalnya =HARGA.

Jika Anda menggunakan nama sel dalam formula dan Microsoft Excel menampilkan pesan NAME? di sel yang Anda gunakan, maka dengan sedirinya Anda harus mengisi sel tersebut sesuai namanya. Di sini Anda dapat mengetik nama di formula atau mengulang pekerjaan seperti pemberian nama sebuah sel dan range seperti yang telah dijelaskan di atas.

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

1.2.Mengenal Sel dan Range

Untuk menjalankan Microsoft Excel, langkah-langkah yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut:

[1] Klik Start.

[2] Klik Programs.

[3] Klik Microdoft Excel.Setelah itu segera tampil tayangan awal Microsoft Excel seperti gambar 1-1

Dibawah ini

Gambar 1-1. Lembar Kerja Kosong Microsoft Excel

Lembar kerja Excel berupa kotak-kotak kosong yang di bagian atasnya terdapat huruf yang dimulai dari A sampai dengan XFD yang dinama kan kolom.Dan di sebelah kiri berupa angka-angka mulai dari 1 sampai dengan 1048576 yang dinama kan baris baris. Pertemuan antara baris dan kolom dalam Microsoft Excel dinama kan Sel.Misalnya pertemuan antara baris 1 dengan kolom A diberi nama sel 1A, demikian seterusnya. Sel A1 disebut sebagai alamat sel.

Alamat- alamat sel yang berdampingan dapat dipilih dan disatukan untuk membentuk suatu range.

Range adalah sekumpulan sel dalam Microsoft Excel yang disatukan dengan cara diklik dan drag menggunakan mouse.Alamat suatu range dinyatakan dengan menyebut alamat sel pada posisi kiri atas diikuti tanda : (titik dua) kemudian diikuti alamat sel pada posisi kanan bawah.Sebagai contoh Gambar 1-2 adalah alamat  range dari C1:I10.Jika Anda sedang berada pada lembar kerja Excel, pada prinsipnya Anda dapat secara langsung memasukkan data di sel manapun yang Anda inginkan. Namun demikian Anda lebih mudah mengelola lembar kerja Excel setelah memahami seluruh fungsi ikon yang terdapat pada bagian atas lembar kerja. Pemahaman terhadap masing-masing fungsi ikon akan dengan sedirinya diperoleh setelah Anda melalui seluruh latihan yang disajikan dalam buku ini. Suatu sel jika hendak diisi harus terlebih dahulu ditunjuk oleh penunjuk sel(pointer). Penunjuk sel bentuknya berupa kontak sebesar sel aktif saatitu dan dapat diarahkan ke sel manapun dalam bentuk lembar kerja.

Tombol (keyboard) yang sring digunakan untuk menggerakkan penunjuk sel adalah sebagai berikut:

Pada bawah jendela Excel tedapat tab bertuliskan Sheet1, Sheet2, Sheet3, dan seterusnya. Tab ini dapat diidentikkan dengan lembar kerja yang tersedia saat itu.Anda dapat memilih sheet mana yang akan menjadi tempat Anda bekerja.

Pada Microsoft Excel suatu tabel diletakkan dalam suatu sheet. Sedangkan table yang lain diletakkan dalam sheet lainnya. Sehingga tidak ada suatu sheet yang mengandung lebih dari satu table.