Febritsm

Microsoft Excel adalah salah satu aplikasi unggulan yang dibundel dalam Microsoft Office. Aplikasi canggih ini memiliki banyak fitur yang jarang diketahui dan digunakan. Salah satu fitur canggih yang jarang diketahui oleh masyarakat dan jarang digunakan adalah Concatenating Cells, yang berisi berisi data alphabet.

Fitur canggih dari Microsoft Excel ini sebenarnyasudah diperkenalkan sejak lama, namun penggunaan nya masih relative jarang. Padahal kalau dilihat manfaatnya, fitur ini sangat luar biasa dan bisa mempercepat proses penggabungan data.

Apa sebenarnya Concatenating Cells? Concatenating Cells secara sederhana dapat diartikan sebagai menggabungkan dua sel atau lebih yang berisi data alphabet menjadi data dalam satu sel.

Sebagai contoh, dalam sebuah data yang dibuat dengan aplikasi Microsoft Excel di mana terdapat data Nama Depan dan Nama Belakang, kemudian kita gabungkan data tersebut menjadi satu dan disimpan dalam sebuah sel. Jadi dengan demikian data yang sebelumnya dibuat dalam beberapa sel dengan Concatenating Cells data tersebut dapat di gabungkan menjadi satu.

Input Data

Sebagai gambaran, dalam mengisi Form umumnya Anda diminta untuk menuliskan nama depan dan nama belakang. Bahkah ketika Anda registrasi untuk membuat email di yahoo.com, gmail.com, msn.com, dan sebagainya, selain harus menuliskan nama depan dan nama belakang, biasanya Anda juga diminta untuk menuliskan nama keluarga. Dan masih banyak kasus yang memang memerlukan penulisan nama depan dan nama belakang tersebut. Termasuk ketika Anda mau membuat paspor, pasti Anda diminta menuliskan nama depan dan nama belakang.

Ketika nama depan dan nama belakang digabungkan kedalam satu sel, tentunya harus  menjadi kalimat yang yang tersambung serta bisa dibaca, dan yang jelas tidak mengubah artinya. Karena walaupun data tersebut digabungkan namun apabila hasil akhirnya memiliki pengertian yang berbeda/berubah, maka proses penggabungan tersebut tidak akan berguna atau bermanfaat.

Maka dari itu Concatenating Cells yang ada dalam Microsoft Excel ini bisa digunakan hanya untuk menggabungkan data yang tidak mengubah artinya. Misalnya nama depannya INFO dan nama belakangnya KOMPUTER, maka apabila digabungkan harus menjadi INFOKOMPUTER. Dengan Microsoft Excel hal ini bisa dilakukan dengan mudah dan cepat.

Sebagai latihan, berikut ini adalah data yang sudah dimasukkan kedalam lembar kerja. Lembar kerja tersebut terdiri dari tiga kolom dan beberapa baris, di mana dalam kolom pertama (sel A1) berisi Nama Depan, dikolom kedua  (sel B1) berisi Nama Belakang, dan di kolom ketiga (sel C1) berisi Nama Lengkap. Kolom Nama Lengkap ini nantinya akan digunakan untuk menyimpan data gabungan dari data yang ada di kolom Nama Depan dan kolom Nama Belakang.

Gambar. Lembar Kerja Awal Sebelum Ada Penggabungan

Menggabungkan Cells

Bagaimana caranya menggabungkan data dari dua atau beberapa sel menjadi data dalam satu sel? Dalam contoh gambar di atas, Anda akan mencoba menggabungkan data yang ada di sel A2 sampai dengan sel A9, dan data yang ada di sel B2 sampai dengan sel B9. Data yang ada di sel A2 tersebut akan digabungkan dengan data yang ada di sel B2, dan hasilnya akan disimpan di sel C2.

Begitu seterusnya sampai semua data yang ada di kedua kolom A dan B tersebut manjadi satu dalam sel C2 sampai dengan sel C9. Hasil akhirnya akan terlihat pada gambar dibawah ini.

Seperti yang telah dijelaskan di atas bahwa kolom C akan dijadikan sebagai tempat untuk menyimpan data gabungan Nama Depan dan Nama Belakang. Bagaimana caranya? Pertama letakkan kursor pada sel C2 kemudian ketikkan =(Sama Dengan) di sel tersebut. Lalu pindahkan kursor ke sel A2, sehingga akan tampil =A2 di sel C2.

Gambar. Memasukkan Rumus di Sel A2 dan B2

Selanjutnya Anda tambahkan dengan cara mengetikkan karakter &” “& di belakang =A2 pada sel C2. Kemudian pindahkan kursor ke sel B2, sehingga akan menjadi =A2&” ”&B2. Untuk jelasnya perhatikan gambar di diatas. Untuk mengakhirinya tekan Enter dan hasilnya akan terlihat seperti gambar di bawah.

Gambar. Setelah Dimasukkan Rumus =A2&” “&B2 Hasil Akan Terlihat Seperti ini

Mengcopy Data

Untuk mengisi sel C3 sampai dengan sel C9 cukup dengan meng-copy rumus yang ada di sel C2. Selanjutnya hasil peng-copy-an tersebut dimasukkan ke dalam sel C3 sampai dengan sel C9.

Cara yang harus Anda lakukan adalah letakkan kursor di sel C2, kemudian lakukan perintah Copy. Setelah itu letakkan kursor di sel C3 lalu sorot dan tarik ke bawah sampai pada sel yang kita inginkan, dalam hal ini adalah sel C9. Untuk mengakhirinya tekan Enter.

Dengan beberapa langkah di atas, sel C3 sampai dengan sel C9 sudah sudah terisi data secara lengkap. Dan hasil penggabungan data secara keseluruhan dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Rumus ini kelihatan sengat sederhana, namun sayangnya hampir tidak pernah ada yang menggunakan rumus tersebut. Padahal kalau ditinjau dari manfaatnya, rumus ini sangat berguna terutama dalam database yang di dalamnya terdapat nama depan, nama tengah, dan nama belakang.

Lalu bagaimana seadainya Anda akan menggabungkan lebih dari dua sel? Sebagai contoh, apabila Anda akan menggabungkan Nama Depan(sel A2), Nama Tengah(sel B2), dan Nama Belakang(sel C2), maka rumus yang harus digunakan adalah =A2&” “&B2&” “&C2. Jadi apabila Anda akan menggabungkan data lebih dari dua sel, Anda cukup menambahkan “& &” yang gunanya untuk menambahkan data dari sel yang akan digabunggkan.

Kesimpulan

Rumus ini kelihatannya sangat sederhana tetaoi sangat berguna dalam pemakaiannya, terutama dalam database yang di dalamnya melibatkan penggabungan beberapa sel.

Jika Anda akan menggabungkan lebih dari 2 sel, misalnya untuk menggabungkan Nama Depan(sel A2), Nama Tengah(sel B2), dan Nama Belakang(sel C2), maka rumus yang harus digunakan adalah =A2&” “&B2&” “&C2. Jadi apabila Anda akan menambahkan “& &” yang gunanya untuk menmbahkan data yang dari sel yang akan digabungkan.

Dengan penggbungan tersebut data yang tadinya terpisah dalam beberapa sel akan menjadi satu dalam satu sel. Sehingga untuk membacanya jauh lebih mudah dan lebih sederhana.

Pendahuluan

Bagian ini merupakan bahan latihan, tujuannya agar Anda memahami materi-materi umum yang disediakan Microsoft Excel. Apabila dalam latihan ini Anda mendapatkan kesulitan , Anda tinggal melihat kunci jawaban yang telah disediakan. Namun demikian, usahakan jangan terburu-buru  membuka kunci jawaban karena tujuan dalam latihan ini adalah untuk menguji kemampuan Anda

Sasaran

Sasaran yang ingin dicapai dari latihan ini adalah:

Latihan

Ikutilah petunjuk dalam lembar kerja ini setahap demi setahap sampai Anda memahami maksud dan tujuan dari setiap penjelasan yang diberikan. Untuk mengerjakan lembar kerja ini sebaiknya Anda harus berhadapan langsung dengan komputer dan mempraktekkannya secara interaktif.

Untuk memulainya langkah-langkah yang harus Anda lakukan adalah sebagai berikut:

[1] Klik start.

[2] Klik All Programs.

[3] Klik Microsoft Office.

[4] Klik Microsoft Excel. Setelah itu jendela awal Microsoft Excel segera tampil di hadapan Anda

Kemudian cobalah gerakkan pointer/kursor yang terdapat dalam lembar kerja menggunakan tombol-tombol yang terdapat pada keyboard maupun dengan mouse.

Sebagai bahan latihan cobalah Anda kerjakan perintah-perintah berikut. Pointer sedang berada pada sel C4. Gerakkan lah pointer  tersebut ke posisi C100. Kemudian gerakkan lagi ke A1. Kemudian gerakkan lagi ke posisi IV999. Kemudian gerakkan lagi keposisi C1.

Untuk bergerak ke posisi C100, Anda memerlukan waktu jika hanya mengandalkan tombol panah ke bawah. Untuk itu Anda harus mengenal tombol-tombol yang dapat digunakan untuk menggerakkan pointer secara cepat.

Khusus untuk penekanan Ctrl G, Microsoft Excel akan menampilkan kotak dialog seperti gambar di bawah.

Jika kotak dialog diisi dengan alamat suatu sel lalu Anda klik OK, maka pointer akan langsung menuju kealamat sel yang dimaksud.

Pointer terlebih dahulu diarahkan ke suatu sel jika kita ingin mengisi sel tersebut dengan suatu data.  Misalkan kita akan memasukkan angka 2000 pada sel A5. Caranya terlebih dahulu gerakkan pointer tersebut menuju ke sel A5 kemudian ketik angka 2000, lalu tekan Enter. Maka angka 2000 akan tersimpan pada sel A5. Pada bagian atas muncul alamat sel yang sedang ditunjuk saat itu(alamat sel aktif), dan angka yang Anda ketikkan akan ditampilkan di dua tempat, yaitu di lokasi pointer dam di formula bar. Jika perubahan Anda lakukan di formula bar, maka otomatis perubahan itu akan terjadi juga di lokasi sel yang ditunjuk oleh pointer.

Microsoft Excel bisa digunakan untuk bermacam-macam pekerjaan, maka dari itu jenis data yang diolah pun bermacam-macam. Oleh karena itu Anda harus mengenal kerakteristik masing-masing data terebut.

Sebagai bahan latihan, berikut ini akan digambarkan bagaimana menyajikan suatu data yang memiliki nilai sama tetapi memiliki format tampilan yang berbeda.

Untuk memulainya lakukan langkah-langkah berikut:

[1] Jalankan Microsoft Excel.

[2] Isi sel A2, B2, C2, dan D2 dengan angka 200 sehingga terbentuk lembar kerja seperti gambar di bawah.

[3]Arahkan pointer ke posisi A2 dan blok sampai D2.

[4] Klik kanan dalam lembar kerja tersebut , lalu klik Format Cells. Setelah itu segera tampil seperti gambar di bawah.

Dengan cara yang sama Anda bisa mencoba beberapa fungsi yang telah disediakan. Masukkan data-data yang akan Anda coba kemudian lakukan dengan mengikuti langkah-langkah seperti di atas.

Suatu data yamg tampilannya telah diubah menggunakan fasilitas Format Cells dapat dikem ke keadaan semula dengan cara menghapus format yang telah dipasang. Caranya terlebih dahulu sorot sel-sel yang akan dihapus formatnya, kemudian pilih menu Edit, Clear, Formats. Maka data akan kembali ke format sebelumnya. Sebagai gambaran, Anda gunakan data di atas sebagai latihan.

Format suatu sel tidak hanya meliputi nilai angkanya saja melainkan juga meliputi Aligment, Font, Border, Fill, dan Protection.

Misalnya angka 200 yang telah dimasukkan dalam sel A2, B2, C2, dan D2 akan Anda ubah menggunakan format Aligment, caranya adalah sebagai berikut:

[1] Arahkan pointer ke posisi A2 dan blok sampai dengan D2.

[2] Klik Format Cells, setelah itu segera tampil seperti gambar di atas.

[3] Klik tab Aligment.

[4] Pada kolom Degrees Anda ketik menjadi 50, atau Anda bisa menggunakan tombol dropdown. Maka perubahan di kotak dialog Orientation akan terlihat.

[5] Klik OK untuk mengakhirinya. Hasilnya seperti terlihat pada gambar di bawah ini.

Tinggi baris dan lebar kolom dapat diubah ukurannya sesuai dengan keinginan. Cara yang harus Anda lakukan untuk mengubah ukuran baris atau kolom pada prinsipnya sama.

Caranya sebagai berikut:

[1] Blok baris yang akan di ubah jaraknya dengan meng-klik angka yang ada dalam baris tersebut.

[2] Klik kanan di lembar kerja Anda, lalu klik Row Height.

[3] Ketik di kotak dialog Row Height, misalnya 13. Setelah itu Anda klik OK.

Begitu juga apabila Anda akan mengubah lebar kolom caranya sama seperti yang telah dijelaskan di atas. Hanya bedanya yang dipilih bukan Row Height melainkan Column Width

Pendahuluan

Pemakaian perintah Copy,Cut, dan Paste saling berhubungan. Dengan menguasai perintah-perintah ini proses pekerjaan Anda akan lebih cepat, terutama dalam hal pemindahan/ peng- copyan data dalam suatu sel, baris atau kolom dalam lembar kerja. Microsoft Excel menyediakan fasilitas ini berupa Cut, Copy, dan Paste.

Gambar-Ikon Cut, Copy, dan Paste.

Perintah Copy dan Paste

Untuk meng-Copy data dalam lembar kerja, prosedur yang harus Anda lakukan sebagai berikut:

[1] Buka lembar kerja Anda, misalkan Latihan 1.

[2] Blok atau sorot sel, baris, atau kolom yang akan di-Copy.

[3] Klik kanan mouse Anda, lalu klik Copy. Stelah itu pindahkan kursor/pointer pada suatu tempat untuk meletakkan hasil perintah copy tersebut.

[4] Klik kanan lagi di lokasi yang akan digunakan untuk menyimpan hasil perintah peng-copy-an, lalu klik Paste

Perintah Cut dan Paste

Untuk menggunakan perintah Cut pada dasarnya sama seperti halnya menggunakan peritah copy. Namun bedanya kalau copy tidak menghilangkan sumbernya, sedangkan pada perintah Cut data di sumbernya akan hilang.

Sebagai gambaran, langkah-langkah yang harus Anda lakukan adalah sebagai berikut:

[1] Buka kembali lembar kerja Anda, misalnya Latihan 1.

[2] Blok atau sorot sel, baris, atau kolom yang akan di Cut.

[3] Klik kanan pada mouse Anda, lalu klik Cut. Setelah itu pindahkan kursor /pointer  pada suatu tempat untuk meletakkan hasil perintah Cut tersebut.

[4] Klik kanan lagi di lokasi yang akan digunakan untuk menyimpan hasil perintah Cut, lalu klik Paste.

Perintah Undo

Perintah Undo sangat berguna untuk membatalkan semua perintah yang terakhir kali dilaksanakan. Dengan fasilitas Undo ini Anda dapat membatalkan penghapusan, peng-copy-an, ataupun pekerjaan lain yang berhubungan dengan Microsoft Excel. Contoh, apabila Anda melakukan kesalahan dalam penghapusan data yang semestinya data tersebut tetap ada dalam lembar kerja, Anda dapat menggunakan pilihan Undo akan berubah dengan sendirinya menjadi Undo Copy, dan sebagainya.

Perintah yang paling umum dan banyak digunakan untuk membatalkan perintah Copy, Cut, dan sebagainya adalah dengan menggunakan kombinasi tombol Ctrl-Z  secara bersamaan.

Perintah Repeat

Untuk mengaktifkan perintah Repeat, Anda haru melakukan aktivitas tertentu sebelumnya.

Sebagai contoh, coba Anda gunakan perintah Insert Column. Sebelum menggunakan perintah tersebut, Anda harus menampilkan nama file terlebih dahulu. Sebagai bahan latihan, Anda tetap menggunakan file latihan Latihan1 kemudian coba gunakan perintah Insert Column, lalu Anda gunakan perintah Repeat. Caranya gunakan kombinasi tombol Ctrl-Y untuk mempercepat penyisipan kolom tersebut.

Dengan beberapa prosedur yang telah dijelaskan, Anda telah mengusai semua pekerjaan yang berhubungan dengan perintah Copy, Cut, Paste, Undo dan Repeat. Untuk pengembangannya dapa Anda pelajari sendiri, karena pada dasarnya semua perintah di atas prosedurnya sama hanya kegunaan dan manfaatnya saja yang berbeda, yang terpenting bagi Anda adalah menguasai semua prosedur yang telah dijelaskan di atas.

MENGENAL EQUATION DAN SYMBOL

Pendahuluan

Bagi Anda yang sudah terbiasa menggunakan Microsoft Excel 2007 atau versi di atasnya, fitur Equation dan Symbol mungkin sering Anda gunakan untuk melengkapi tulisan yang mengharuskan Anda menggunakan fitur-fitur tersebut.

Dalam menulis sebuah artikel, baik yang berhubungan dengan statistika ataupun matematika di mana penulisan rumus-rumus merupakan kahrusan, maka penggunaan fitur Equation dan Symbol sangantlah di perlukan.

Penggunaan fitur Equation bagi mahasiswa yang sedang menyelesaikan tugas akhirnya akan sangat membantu, khususnya untuk menulis rumus-rumus statistika dalam skripsi atau tugas akhir mereka. Karena hampir semua skripsi atau tugas akhir akan menggunakan rumus-rumus regresi,linier,anova dan sebagainya.

Sedangka untuk menulis rumus-rumus fisika, kimia, dan lainnya, fitur yang banyak digunakan selain Equation adalah Symbol. Para pengguna Microsoft Word tentunya sudah tidak asing dengan fitur Symbol  yang merupakan semacam karakter khusus.

Fitur Symbol biasanya digunakan untuk menulis rumus ataupun lambing tertentu, misalnya Alpha, Beta, Lamda, dan sebagainya.

Selain dalam penulisan rumus-rumus fisika dan kimia, fitur Symbol paling sering digunakan dalam pembuatan Style Paragraph khususnya untuk Bullets.

Ok, langsung saja kita akan membahas bagaimana menggunakan Equation

Apakah fitur Equation secara otomatis aka nada di Microsoft Excel 2007? Ya! Setelah Microsoft diinstal, fitur canggih ini secara otomatis aka nada di aplikasi tersebut. Fitur ini sebenarnya tidak akan berguna apabila berdiri sendiri tanpa di sertai keterangan yang berhubungan dengan rumus statistika atau matematika.

Untuk menggunakan fitur Equation ini Anda harus berada di bawah menu Insert Microsoft Excel 2007. Setelah mengklik menu insert, Anda akan dapati ikon Equation dan Symbol di bawah menu tersebut.

Bagaimana caranya menampilkan fitur Equation? Dan bagaimana cara menggunakan nya? Sebagai gambaran, berikut ini akan dijelaskan langkah-langkah yang harusAnda lakukan untuk menampilkan dan menggunakan fitur tersebut.

[1] Pastikan Anda sedang bekerja dalam Microsoft Excel 2007 dan sedang mengerjkan lembar kerja yang berhubungan dangan statistika atau matematika.

[2] Klik menu Insert, setelah itu akan hadir beberapa ikon yang ada di bawah menu tersebut. Selanjut nya Anda klik ikon Equation, dan pilihan yang behubungan denga Equation tersebut akan tampil dalam layar komputer Anda untuk jelasnya silhkan lihat saja pada gambar di bawah ini. di mana bebrbagai pilihan yang behubungan dengan Equation terlihat sangat jelas.

[3] Kemudian untuk melanjutkan pekerjaan Anda, yaitu menyisipkan rumus statistika atau matematika ke dalam dokumen yang sedang dikerjakan, misalnya Anda akan menyisipkan rumus Quadratic Formula, maka caranya adalah dengan menempatkan pointer mouse dilokasi yang akan disisipkan rumus tersebut.

[4]Dari gambar yang ada di atas, Anda klik ikon Equation kemudian klik tombol dropdown lalu pilih dan klik Quadratic Formula. Setelah itu rumus yang dimaksud secara otomatis akan berada dalam dokumen yang sedang Anda tangani.

Pilihan menu yang behubungan dengan Equation ini akan tampil apabila Anda sudah menempatkan rumus di dalam dokumen Anda. Kemudian Anda klik saja rumus mana yang akan digunakan, setelah itu Anda tinggal mengedit dan memasukkan angka-angka ke dalam rumus tersebut.

untuk yang Symbol di postingan selanjutnya.

Baiklah kali saya akan memberi tips tentang Microsotf Excel, langsung saja.

    worksheet dan workbook yang kita buat bisa di proteksia atau di kunci demi keamanan data Anda yang penting. Tujuannya agar orang lain yang tidak berkepentingan tidak bisa membuka lembar kerja atau worksheet kita. Untuk memproteksi lembar kerja atau worksheet  di Microsoft Excel 2010 sangat mudah dan bisa dilakukan siapa saja, termsuk yang baru belajar menggunakan Microsoft Excel.

Ok, langsung saja ke langkah-langkah yang harus dilakukan sebagai berikut:

[1] Aktifkan lembar kerja yang akan dikerjakan, misalnya LATIHAN-01

[2] Klik menu Review.

[3] Klik ikon Protect Sheet. Setelah kotak dialog muncul, Anda bisa mengklik fitur apa saja yang akan di proteksi dalam lembar kerja tersebut. Umpamanya Anda member  tanda centang (√) dengan cara mengklik di depan pilihan yang akan digunakan, misalnya Anda klik Select locked cells dan Select unlocked cells.

[4] Jangan lupa, Anda juga harus mencentang untuk member  tanda pada pilihan Protect worksheet and contents of locked cells.

[5] Ketika password Anda di kolom Password to unprotect sheet, misalnya 1245.

[6] Untuk membukanya kembali, Anda bisa melakukan dengan cara yang sama. Selain itu Anda juga mencoba hal lain, misalnya dengan menghilangkan salah satu checklist pada pilhan yang tersedia